Eigene Dokumente & Wissensdatenbank
Kann ich eigene Dokumente mit AI:ssociate analysieren?
Ja, AI:ssociate ermöglicht es Ihnen, eigene Dateien hochzuladen und die KI darauf anzuwenden. Damit bauen Sie sich schrittweise eine persönliche Wissensdatenbank auf. Nach dem Upload können Sie auswählen, wie die Datei genutzt werden soll: Entweder als „Allgemeine Anfrage“, bei der der gesamte Dokumentinhalt berücksichtigt wird (ideal für Zusammenfassungen, Übersetzungen oder generelle Fragen zum Dokument). Oder Sie wählen „Dokument durchsuchen“, um das Dokument semantisch nach relevanten Passagen zu durchsuchen. In diesem Modus findet AI:ssociate die wichtigen Textstellen im Dokument und beantwortet anhand dieser Ausschnitte Ihre spezifische Frage. Beide Varianten lassen sich zudem mit der juristischen Datenbank kombinieren: Sie können entweder nur innerhalb Ihrer Dokumente suchen (falls Sie z. B. den Inhalt zusammenfassen möchten oder die Aussage von Herrn Mustermann im Dokument suchen möchten), oder Ihre Dokumente + ein Rechtsgebiet auswählen. Letzteres ist besonders mächtig – so können Sie beispielsweise einen Vertrag automatisiert auf rechtliche Risiken prüfen, indem AI:ssociate zusätzlich das relevante Gesetz und Judikatur heranzieht, oder Argumente in einem Schreiben anhand der OGH-Judikatur verifizieren. Kurz gesagt: Ihre eigenen Dokumente werden durch AI:ssociate durchsuchbar, zusammenfassbar und rechtlich bewertbar, was völlig neue Möglichkeiten für die Nutzung Ihres Kanzlei-Wissens eröffnet. Laden Sie zB Klagen oder Aufforderungsschreiben hoch, wählen Sie die Datei + Rechtsgebiet Zivilrecht und fragen Sie etwa „Widerlege mir die Argumente des Schreibens/Klägers anhand der OGH-Judikatur.“
Wie lade ich eigene Dateien hoch und in welchen Formaten?
Der Upload eigener Dokumente ist im AI:ssociate-Interface intuitiv gelöst. Klicken Sie einfach auf „Datei hochladen“ und wählen Sie eine oder mehrere Dateien von Ihrem Rechner aus – alternativ können Sie die Dateien auch per Drag&Drop ins Browserfenster ziehen. Unterstützt werden gängige Formate wie PDF, DOCX, TXT usw (alles, was Text enthält). Nach Auswahl der Dateien startet AI:ssociate automatisch den Upload-Prozess: Ihre Dokumente werden verschlüsselt gespeichert und – falls Sie es wünschen – direkt pseudonymisiert (siehe sogleich). Sie sehen dann in Ihrer Dokumentenliste, dass die Dateien verfügbar sind. Von nun an können Sie beim Stellen einer Frage gezielt diese Datei(en) auswählen, entweder allein oder in Kombination mit einem Rechtsgebiet. Wichtig: Ihre hochgeladenen Dokumente sind ausschließlich für Sie zugänglich – kein anderer Nutzer kann auf Ihre Dateien zugreifen. Sie können Dateien bei Bedarf auch wieder löschen oder aktualisieren, um die Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand zu halten.
Wie schützt AI:ssociate meine Dokumente? (Verschlüsselung)
Datensicherheit hat oberste Priorität. Alle hochgeladenen Dateien werden verschlüsselt gespeichert. Konkret nutzen wir das vom US National Institute of Standards and Technology (NIST) zertifizierte AES-GCM Verschlüsselungsverfahren. Beim Upload erfolgt die Verschlüsselung Ihrer Inhalte anhand einer Passphrase. Sie können in Ihrem Profil jederzeit von der „systemgenerierten“ zu einer „benutzerdefinierten“ Passphrase wechseln. Bei der benutzerdefinierten Passphrase kennen nur Sie diese, sie wird auf unseren Servern nicht gespeichert. In diesem Fall können auch wir die Dateien nicht mehr entschlüsseln – vergisst man die Passphrase, bleibt der Inhalt verschlüsselt und kann nicht wiederhergestellt werden – in einem solchen Fall müssten Sie das Dokument erneut hochladen. Durch diese Maßnahmen wird sichergestellt, dass Ihre sensiblen Mandantendaten jederzeit geschützt bleiben und niemand (nicht einmal wir als Anbieter) unbefugten Zugriff hat. Wählen Sie stattdessen bei Passphrase „Systemgeneriert“ wird eine Standard-Passphrase verwendet, mit der wir Ihre Dateien – natürlich nur nach Ihrer expliziten Aufforderung – wiederherstellen können. Die Speicherung erfolgt in beiden Fällen verschlüsselt auf Servern in Europa mit höchsten Sicherheitsstandards.
Kann ich die Verschlüsselungs-Passphrase nachträglich ändern?
Ja, Sie können in den Einstellungen jederzeit von der systemgenerierten Passphrase auf eine eigene Passphrase wechseln oder umgekehrt. Wenn Sie zB zunächst eine eigene Passphrase genutzt haben, aber auf die Systempassphrase umstellen möchten, geht das so: In den Einstellungen „Verschlüsselung“ auswählen und Ihre aktuelle Passphrase eingeben. Alle bisher mit dieser Passphrase verschlüsselten Dateien und Chat-Verläufe werden nun entschlüsselt und mit einer neuen systemgenerierten Passphrase wieder verschlüsselt. Falls Sie im Laufe der Zeit verschiedene Passphrasen verwendet haben (etwa pro Dokument eine andere), können Sie den Vorgang ggf mehrfach wiederholen, um alle Dateien auf die aktuelle Methode umzustellen. Umgekehrt können Sie auch von der Standard-Passphrase auf eine eigene wechseln: einfach eine benutzerdefinierte Passphrase festlegen, ab dann werden alle neuen Uploads mit dieser verschlüsselt. Beachten Sie, dass bereits hochgeladene Dokumente in diesem Fall nicht automatisch konvertiert werden – ältere Dateien bleiben mit der alten Passphrase verschlüsselt, während neue die neue verwenden. Insgesamt bietet Ihnen dieses flexible Passphrase-Management die Möglichkeit, Ihre Sicherheitspräferenzen jederzeit anzupassen.
Wie funktioniert die Pseudonymisierung von personenbezogenen Daten?
Auf Wunsch unterstützt AI:ssociate Sie dabei, sensible personenbezogene Daten in Dokumenten zu schützen. Wenn Sie beim Hochladen Pseudonymisierung aktivieren, passiert folgendes: Zunächst durchsucht ein Named Entity Recognition (NER) Modell, welches lokal auf unserem Server läuft, das Dokument nach Personennamen, Unternehmen, Adressen und ähnlichen vertraulichen Angaben im Text. Alle erkannten Stellen werden automatisiert durch Platzhalter ersetzt – zB Name_1, Unternehmen_1 etc. Danach prüft ein von AI:ssociate entwickelter Algorithmus den Text auf weitere mögliche personenbezogene Daten, die das erste Modell eventuell übersehen hat. Im Anschluss erhalten Sie den pseudonymisierten Text zur Durchsicht: Sie können nun manuell kontrollieren, ob alle heiklen Stellen erfasst wurden, und bei Bedarf weitere Begriffe markieren (Doppelklick auf das Wort oder das Wort markieren) und durch eigene Pseudonyme ersetzen (das gewählte Wort wird im gesamten Dokument durch das Pseudonym ersetzt). Sobald Sie den Vorgang bestätigen, wird der pseudonymisierte Text für die KI-Anfrage verwendet – somit wird nur der Text mit den Platzhaltern an das Sprachmodell geschickt und die personenbezogenen Daten bleiben sicher. Wenn das Sprachmodell eine Antwort generiert hat und an unseren Server zurücksendet, werden im letzten Schritt lokal auf unserem Server alle Pseudonyme wieder durch die Originalbezeichnungen ersetzt, bevor Sie die Antwort zu sehen bekommen. Das Ergebnis: Ihre Daten bleiben geschützt und vertraulich, und AI:ssociate kann dennoch effektiv mit den Dokumenteninhalten arbeiten. Diese Pseudonymisierungsfunktion stellt sicher, dass die Nutzung von AI:ssociate DSGVO-konform und mit standesrechtlichen Verschwiegenheitspflichten vereinbar ist.